Eventos

“Nos encargamos de la logística y organización integral de cualquier tipo de evento promovido por la sociedad.”

1. Previo al evento.
2. En el evento.
3. Posterior al evento.
















1. Previo al evento.

Preparación de un Proyecto y Presupuesto del Evento.

Petición de solicitud de Acreditación de los Eventos (Agencia Laín Entranlgo, Seaformec) consiguiendo el mayor Nº de créditos para el mismo.

Confección página web del Congreso, con base de datos, contador de visitas y mantenimiento de un año.

Creación de una cuenta bancaria exclusiva del Evento.

Reserva Sede de Congreso.

Reserva de alojamiento de los Congresistas y Ponentes con confirmación del mismo así como logísticas de sus desplazamientos.

Logística de viaje y alojamiento de todos los Ponentes.

Control de inscripciones con confirmación de las mismas a través de la web o por fax.

Contacto permanente con los Ponentes tanto nacionales como extranjeros para coordinar
sus viajes.

Contratación de: Caterings (cena, cocktails y comidas, cafés), azafatas y autobuses.

Logística de transfers de asistentes y/ó Ponentes a la Sede y Alojamiento.

Diseño gráfico de Carteles y web e imagen corporativa del Evento. Contratación de toda la cartelería necesaria (programas, dípticos, posters, rollers, enaras, faldones, etc).

Contratación de Medios audiovisuales, Traducción simultánea, retransmisiones en directo, vía satélite, sistema interactivo, etc…).

Comunicación con Prensa para publicidad del Evento, si se solicitara y confección de reseñas para publicaciones relacionadas con la especialidad.

Divulgación a diferentes Centros Hospitalarios, Sociedades Médicas a través de link a la página del evento.

Divulgación individualizada por especialidades.

Envío de Mailing si se solicitara.

Consecución de avales científicos del evento de diferentes Sociedades Médicas relacionadas con la especialidad del mismo.

Publicidad en las diferentes web relacionadas con la especialidad.

Merchandising. Gestión de compra de Carteras, carpetas, regalos congresistas, etc con envío a la Sede del Evento, recepción de mercancía, manipulación, entrega a los asistentes y Ponentes.

Comunicación periódica con los Organizadores.

Ayuda en la búsqueda de recursos económicos para la realización del evento.

Control y gestión de presupuestos y facturas con todos los proveedores.

Confección de tarjetas electrónicas para controles de entrada.

Confección de presupuestos y emisión de acturas de las colaboraciones económicas de los sponsors  y cobro de las mismas.

Contacto permanente con todos los proveedores, intentando conseguir las mejores ofertas de los Servicios contratados.

Recepción de trabajos (Pósters, Comunicaciones, etc…) si los hubiera a través de un correo electrónico exclusivo del Evento y clasificación y contacto permanente con los autores para notificaciones de recepción, horario de lectura y/ó exposición y expedición de certificado acreditativo a cada autor.

Gestión y control del cobro de las inscripciones y de los alojamientos con emisión de facturas a los sponsors y/ó particulares que los soliciten.

Gestión de pago a ponentes nacionales e internacionales con expedición de documento de pago con IRPF desglosado.

Gestión y contratación de actos culturales extra-congreso, si se solicitaran.

Tratamiento individualizado a todos los asistentes y Ponentes intentando resolver todas sus dudas y problemas de Logística.

Tramitación de becas si las hubiera.

Envío periódico de información económica a los organizadores del evento.







2. En el evento

Control permanente en el evento “in situ” de toda la Logística con las personas suficientes en el lugar de la Secretaría Técnica.

Confección y entrega de tarjetas electrónicas con código de barras para todos los participantes ( asistentes, ponentes, organizadores, junta directiva, comités, sponsors, etc…) que se darían con la entrega de documentación en el evento para el control de asistencia y obtención de créditos.

Hospitality desk en los Hoteles donde se alojen los asistentes y/ó Ponentes.

Entrega de documentación en el Evento y control de asistencia en el mismo durante todos los días de duración con el nº de personas adecuado para  la óptima realización del mismo.

Confección y entrega de cuestionario de satisfacción que se entregará y recogerá en el evento ó se colgará en la web del mismo para su realización vía on-line y posterior entrega de resultados a los organizadores para su evaluación, o bien, si se solicitara para proceder nosotros a su tratamiento estadístico.

Control “in situ” de salas (montaje y desmontaje, adornos, flores), audiovisuales (montaje, desmontaje, pruebas de video y audio, etc…) azafatas, caterings (sujetos a cambios de horarios, etc..)

Logística  de recogida y devolución de la mercancía sobrante a los organizadores.







3. Posterior al evento

Pago a todos los proveedores.

Informe final con la presentación de una contabilidad global por fecha tanto de los ingresos, como los gastos así como de las facturas emitidas y recibidas.

Confección de un informe con la evaluación de asistencia con posterioridad al evento.

Confección y entrega de cuestionario de satisfacción que se entregará y recogerá en el evento ó se colgará en la web del mismo para su realización vía on-line y posterior entrega de resultados a los organizadores para su evaluación, o bien, si se solicitara para proceder nosotros a su tratamiento estadístico (se facturaría aparte).

Recopilación de Ponencias de la Reunión colgándolas en la web de la misma en formato pdf y previa autorización de los autores de las mismas.

Obtención de acreditación on-line posterior a la reunión por parte de todos los asistentes a través de descarga del documento oficial (Agencia “Laín Entralgo, Seaformec, etc…) y posterior impresión del misma.

Gestión de cobros pendientes de sponsors.

Atención individualizada con posterioridad al evento para cuestionario, Acreditaciones mediante el mantenimiento online de la página web.

Otros servicios
wordpress blog stats